Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Предварительное рассмотрение и распределение документов определяет прямоточность их движения и соответственно скорость доставки документа конкретному исполнителю, то есть фактически время решения вопроса. Обычно в фирме эту работу проводит секретарь-референт.

Для того, чтобы квалифицированно предварительно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Задача секретаря-референта на данном этапе - освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

К руководителю должны поступить документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, по принципиальным вопросам или несущие информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться непосредственно

исполнителям-специалистам.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям

проводится вдень их поступления.

Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.