Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

Обложка дела оформляется после ПОДШИВКИ И нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-7272. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

#          наименование учреждения и его подчиненность;

#          наименование структурного подразделения;

#          делопроизводственный индекс дела;

#          заголовок дела;

#          срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если оно содержит особо ценные документы); проставляются также:

■          даты дела;

■          количество листов в деле; и   архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, а который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

Заголовок дела был перенесен на обложку в начале года из номенклатуры дел. Он нуждается в обязательной проверке и часто в уточне-11ии путем полистного просмотра документов. Следует помнить, что зашивок должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке должен быть укаэн вид дела (дело, переписка, журнал и т.д.) или вид документов (про-1 окопы, доклады, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Если в деле имеются особо ценные документы, документы - приложения к основному документу, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение или документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска и наличие которых в деле не может быть определено по его заголовку, к заголовку составляется аннотация73. Пишется аннотация после заголовка с красной строки. Например:

Годовой отчет о работе фирмы за 1999 год. В отчете содержится ретроспективный анализ развития фирмы, с момента создания в 1991 году.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся номера этих документов.

Например: Приказы директора предприятия по производственным вопросам № 1-84,

Протоколы, заседаний Правления за 1999 г. А? 118. Подлинность документов дела в заголовке специально не оговаривается, она подразумевается. Копийность документов в заголовке указывается. Например: Приказы директора фирмы по личному составу за 1999 г. № 1-78. Копии.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭКучреждения. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.