Экономика

Секретарское дело

Раздел: Бизнес, финансы

На документы постоянного и долговременно-9 го сроков хранения составляется опись-архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают также составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служебные ведомственные издания74.

При подготовке к передаче в ведомственный архивдел за несколько лет дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года - по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная.

1996 год Канцелярия Отдел кадров Плановый отдел Бухгалтерия-Отдел труда и зарплаты

Например:  1995 год

Канцелярия

Отдел кадров

Плановый отдел

Бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты

и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

>          приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

>          приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

>          планы, сметы;

>          отчеты, балансы;

>          доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее также составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входят:

v          порядковый номер;

v          индекс дела;

v          заголовокдела (в т.ч. и аннотация);

Y         даты;

v          количество листов;

v          примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "То же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Переписка с фирмой "Агат" об установке нового и замене старого оборудования.

То же с фирмой "Лотос" То же с фирмой "Лоск"

В графе описи "Примечания" делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образующих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хранения в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются надела каждого структурного подразделения в отдельности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи на дела, подлежащие постоянному хранению, составляется в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизводственной службы, секретарем или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структурного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1995 году, должен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурного подразделения после последней статьи проставляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особенность нумерации дел {пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структурного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й будет подшит к протоколу ЭК).

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись        Расшифровка

подписи Дата

О П И С Ь №

название раздела

Примечание

Кол-во

листов в

деле

(томе,

части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Индекс дела (тома, части)

№

п/п

Срок хранения дела (тома, части)

3

дел с №

В данную опись внесено    

по №   , в том числе:

литерные номера: пропущенные номера;

Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности составителя описи

Дата

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь.