10.2. Общие правила регистрации документов

 

Регистрации подлежат все документы, требующие специаль­ного учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требую­щие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых до­кументов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: все рек­ламные письма; поздравительные письма и телеграммы; при­глашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с по­метой «лично»; копии нормативных документов, постановле­ний и распоряжений государственных органов; информаци­онные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получа­ет свой регистрационный номер. У входящих документов он не сов­падает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократ­ность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регист­рацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация документов, в пер­вую очередь внутренних, может проводиться децентрализован­но по группам в тех отделах, где они создаются и оформляют­ся: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внут­ренние документы должны регистрироваться в день подписа­ния или утверждения, входящие — в день поступления, исхо­дящие — в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступаю­щие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, при­нимающий документы, поступающие на имя организации, целе­сообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными реги­страционными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистраци­онную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• дата получения;

• входящий регистрационный номер, присваиваемый доку­менту учреждением-получателем;

• дата документа;

 

 

• регистрационный номер документа, присвоенный ему уч­реждением-отправителем ;

• автор (корреспондент) - тот, чей это документ;

• заголовок (о чем документ);

• резолюция;

• срок исполнения;

• исполнитель (кто с ним работает);

• ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

• номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотре­ния документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руково­дитель каждое утро просматривает полученную корреспонден­цию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистраци­онную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, све­дения, вписываемые в регистрационные формы, частично изме­няются и дополняются. При регистрации внутренних докумен­тов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпа­дающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отли­чие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, допол­нять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  Регистрация документов. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ... bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm

 

  Контроль за исполнением документов. Регистрация документов ...

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий ... bibliotekar.ru/biznes-60/22.htm

 

  ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Регистрация и учет документов

Регистрация и учет документов. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело ... bibliotekar.ru/biznes-58/19.htm