Гербовые бланки

 

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка;

• дату поступления;

• номер сопроводительного документа;

• наименование предприятия-изготовителя;

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка;

• количество экземпляров;

• серию и номера бланков;

• наименование структурного подразделения;

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

• расписку в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

 

 

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  Формуляр документа. Требования к оформлению реквизитов. ТРЕБОВАНИЯ ...

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной ... Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. ... bibliotekar.ru/biznes-60/10.htm

 

  Государственная регистрация актов гражданского состояния ...

Бланки свидетельств выполняются типографским способом на гербовой бумаге, являются документами строгой отчетности; каждый такой бланк имеет серию и номер. ... bibliotekar.ru/semeynoe-pravo-1/60.htm

 

  Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных ...

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с .... подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). ... bibliotekar.ru/biznes-58/5.htm