Вся электронная библиотека      Поиск по сайту

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Документ

 

Что такое документЧто такое документ, определение

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение поня­тия «документ»:

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует рас­крыть и понятие «реквизит».

 

* Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ, ст.2.

 

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элемен­тов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следую­щее определение:

 

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.*

 

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

 

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента.

 

Для многих документов число реквизитов строго огра­ничено.

 

Для ряда документов число и состав реквизитов уста­новлены законодательными и нормативными актами.

 

Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

 

 

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

 

Документ это зафиксированная информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

 

Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

 

Документ — это облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.

Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»:

    Документ — это материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

 

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

  

Классификация документов

 

    По назначению:

        организационные документы (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность);

        распорядительные документы (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение);

        информационно-справочные документы (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка);

        учётно-расчетные (бухгалтерские) документы (платёжное поручение, счёт-фактура, накладная, акт и т. п.);

        нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и другие подобные документы;

        иные.

 

классификация документов    По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.);

   

По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

    По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

    По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

    По месту издания — внутренние, внешние;

    По направлению отправки — входящие, исходящие;

    По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

    По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

    По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т. д.

 

 Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

 

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчётность всех заинтересованных лиц.

 

По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и т. п.

 

К содержанию книги:   Организация и технологии документационного обеспечения управления

 

Смотрите также:

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело