Требования к оформлению документов. Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Типовый формуляр.

 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определён ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. В нём изложены правила оформления каждого реквизита документа.

Документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые и называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный тер­мин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называет­ся "обязательный элемент оформления официального документа".*

 

* ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4.

 

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризую­щих документы, определяется целями создания документа, его назна­чением, требованиями к содержанию и форме данного документа, спо­собом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, под­линность и подложность, физическое состояние документа, формат бу­маги, способ изготовления документа и т.д.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служеб­ном документе делает документ недействительным. Для ряда докумен­тов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодатель­ных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Для бухгалтерских документов, в частности, Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" предписано, что "Первичные учётные докумен­ты принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащей­ся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

 

 

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хо­зяйственной операции и правильность её оформления;

ж) личные подписи указанных лиц".*

 

* Федеральный закон «О бухгалтерском учёте», ст. 9.

 

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуля­ром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизи­тов.* Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

 

* ОСТ 2479-2481 - Деловые письма ОСТ 1780 - телефонограммы ОСТ 1781 - протоколы заседаний ОСТ 1782 - извещения о заседаниях.

 

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова­ния к отдельным системам документации, применяемым в сфере управ­ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель­ной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-об­разцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в опреде­ленной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектирует­ся формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей пара­метрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бу­маги А4 (210х297мм.). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо­гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, при­менить метод однократной записи.

Правила составления и оформления служебных документов изло­жены в Российском стандарте ГОСТ Р 6.30-97 УСОРД. Требования к оформлению документов. Он "распространяется на организационно-рас­порядительные документы, предусмотренные Унифицированной систе­мой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, прото­колы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административ­ных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаи­модействия, обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы и вида деятельности".

Таким образом стандарт распространяется на любые, как государ­ственные, так и негосударственные организации.

В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. ГОСТ указывает следующие реквизиты, кото­рые могут быть использованы при создании документа:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 Герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 код организации-автора документа;

05 код формы документа;

06 наименование организации - автора документа;

07 справочные данные об организации - авторе документа;

08 название вида документа;

09 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом в стандарте перечислено 29 реквизитов. Но все рек­визиты на одном документе быть не могут, так как некоторые из них вза­имоисключающие, например, "название вида документа" и "справочные данные об организации"; "гриф утверждения документа" и "адресат". Кон­кретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подго­товки и работы с ним.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управ­ленческого труда.

Так как документы складываются из одних и тех же составных час­тей (реквизитов), изучив порядок составления и оформления этих рек­визитов (написание адресата, дат, грифов согласования, утверждения, порядка подписания и т.д.), заглядывая в случае необходимости в ГОСТ, можно грамотно оформить любой документ.

  

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации

Узнать стоимость написания