6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получе­ния".*

 

 

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номе­ра, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверж­дён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального уче­та, исполнения и использования в справочных целях независимо от спо­соба получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа по­казателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о доку­ментах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учёт­ного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении до­кумента в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов про­водится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз­дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационны­ми номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму вы­писываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

 

 

}  его основные поисковые признаки

- индекс документа

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как ис­полнен)

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. На­пример, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учиты­вается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче докумен­тов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступа­ет очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела,* так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и спра­вочную работу по ним.

 

 

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной карточки) и распо­ложение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):

лицевая сторона

оборотная сторона

Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размно­жают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необ­ходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и спра­вочной картотеке.

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) оп­ределяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведе­ния о документе.*

 

 

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполне­ния и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем кар­точка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолю­цию, заполнить полностью регистрационную форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполните­лю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированно­му контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любо­му из введённых показателей.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ... bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ... bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ... www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ... bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ... bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ... bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации