ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ

 

На документы постоянного и долговременного сроков хранения со­ставляется опись - "архивный справочник, содержащий систематизиро­ванный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации". Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архи­ве. Она закрепляет систематизацию дел путём присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Составление описи - это завершающий, последний этап работы с документами в делопроизводстве.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их система­тизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Так как на дела постоянного хранения, дела со сроком хранения свыше 10 лет и дела по личному составу описи составляют раздельно, то и системати­зация дел ведется по каждой указанной группе раздельно.

"Основные правила работы ведомственных архивов" предлагают так­же составлять отдельно описи на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.) и описи на служеб­ные ведомственные издания.*

 

* Основные правило работы ведомственных архивов, п. 4.2.3.

 

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по струк­турным подразделениям. Такая систематизация дел называется хроно­логически-структурная.

Например:          1997 год                                           1998 год

Канцелярия                          Канцелярия

Отдел кадров                       Отдел кадров

Отдел маркетинга               Отдел маркетинга

Бухгалтерия                         Бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты     Отдел труда и зарплаты

и т.д.

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в дру­гое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопро­изводством.

 

 

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке зна­чимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

-   приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-   приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-   планы, сметы;

-   отчеты, балансы;

-   доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости воп­росов, хронологии или по алфавиту.

При систематизации дел можно воспользоваться ведомственным или типовым перечнями документов с указанием сроков хранения, можно использовать номенклатуру дел.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, т.к. на них составляется самостоятельная опись.

При большом объеме специальной документации - технической, тех­нологической, рационализаторских предложений - на нее так же состав­ляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

- порядковый номер

- индекс дела

- заголовок дела (в т.ч. и аннотация)

- дата

- количество листов

- примечания

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется дополнительная графа - срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами "то же". При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Переписка с фирмой "Агат " об установке нового и замене старого оборудования.

То же с фирмой "Восток"

То же с фирмой "Заря"

Графа описи "Примечания" обычно в делопроизводстве не использу­ется. В дальнейшем в ней при приёме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдель­ных документов из него другим учреждениям и т.д.

В учреждениях, не имеющих структурных подразделений, образую­щих в процессе своей деятельности не более 20 дел постоянного хране­ния в год, составляется общая опись. В крупных учреждениях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдель­ности.

В соответствии с требованиями "Государственной системы документационного обеспечения управления" обработка дел и отбор их на госу­дарственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Годовой раздел описи надела, подлежащие постоянному хранению, составляются в каждом структурном подразделении под методическим руководством ведомственного архива работником делопроизвод­ственной службы, секретарём или лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Опись дел структур­ного подразделения должна быть представлена в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Например, годовой раздел описи на дела, отложившиеся в 1995 году, должен быть представлен не позднее 1997 г. В конце описи структурно­го подразделения после последней статьи проставляется итоговая за­пись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи. Если есть особен­ность нумерации дел (пропущены номера или есть литерные), они также оговариваются в итоговой записи.

Опись дел структурного подразделения подписывается составите­лем с указанием должности, согласовывается с руководителем делоп­роизводственной службы учреждения и утверждается руководителем структурного подразделения. Если структурное подразделение крупное и в нем есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел структур­ного подразделения составляется в 2-х (при наличии ЭК в 3-х) экземп­лярах. Один экземпляр остается в делах структурного подразделения. Второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3-й бу­дет подшит к протоколу ЭК).

* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

 

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хране­ние в государственный архив в соответствии с установленными прави­лами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет сек­ретарь.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации