Организация приёма посетителей -одна из важнейших функций службы делопроизводства. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приёма.
Организация приёма зависит от категории посетителей:
I сотрудников своей организации;
II сотрудников других организаций;
А) по предварительной договоренности
Б) прибывших внезапно
III посетителей по личным вопросам.
Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приёма всех, обратившихся в фирму. Секретарь руководителя организует приём посетителей только руководством.
Так как секретарь помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.
Для приёма сотрудников организации по текущим вопросам желательно иметь установленные часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя. К пришедшим на приём сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.
При приёме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать:
- фамилию, имя, отчество;
- организацию, которую он представляет и его должность;
- по какому вопросу;
- было ли назначено время приёма;
Часто посетитель, представляясь секретарю, вручает ему свою визитную карточку, которая содержит необходимые данные о нём.
Выяснив цель посещения, секретарь может сразу направить посетителя к конкретному работнику, занимающемуся данной проблемой.
Если посетитель будет принят руководителем, о нём докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нём. Иногда секретарь подбирает и передаёт руководителю необходимые для разговора документы.
Если предварительно назначенный приём переносится по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.), необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое приём перенесён.
О каждом посетителе, независимо от его служебного положения, обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на приём, можно доложить по телефону. Пришедших на приём из других организаций представляют руководителю, чётко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нём.
Некоторую особенность имеет приём командированных работников. В этом случае служба делопроизводства может оказать содействие в размещении в гостинице, отмечает командировочное удостоверение, подбирает необходимые документы.
В случае отсутствия руководителя, в зависимости от решаемого вопроса, можно направить посетителя к его заместителям.
Несколько иной порядок имеет приём граждан по личным вопросам. Это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) обращений граждан. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, в маленьком учреждении, фирме, организация личного приёма является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за эту работу должно отвечать специально выделенное лицо. Организация приёма и рассмотрение обращений граждан обычно выделяются в самостоятельный раздел инструкции по делопроизводству.
К содержанию книги: ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Смотрите также:
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН
|
Работа с обращениями граждан ведется на основании
Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям,
заявлениям и жалобам граждан в ... |
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления
|
Учтены Типовая инструкция по делопроизводству
в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство
и менеджмент, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело
|
Курс делопроизводства: Документационное
обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И
УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ... |
Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...
|
Судопроизводство и делопроизводство в
Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у
мировых судей и в других судах субъектов Российской ... |
Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...
|
Но позже менеджмент распадается на множество
подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки,
организацию, статистический анализ производства. ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...
|
делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их
исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ... |
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...
|
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология,
позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ
без ... |
Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
|
Осуществляет методическое руководство за
организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет
различные операции с применением компьютерной ... |