ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



Вариант формы регистрационно-контрольной карточки

 

Оборотная сторона

 

 

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законода­тельством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.*

 

* Типовое положение, п.4.

 

Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступаю­щих документов. Однако, в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом вер­хнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка "повторно".

Типовое положение предусматривает и такой случай, когда гражда­нин одно и то же предложение, заявление или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переад­ресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавле­нием порядкового номера. Например, В-194/1, В- 194/2 В - 194/3 и т.д.

Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения.

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получивше­го его учреждения, организации, предприятия. В этом случае работни­ком, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не по­зднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяс­нение, куда ему следует направить свое обращение.

Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения раз­ных компетентных органов, руководитель организации, получивший об­ращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответ­ствующим организациям.

Во всех случаях пересылки документов в другие организации заяви­тели ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента по­лучения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу от­ветом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указыва­ет исполнителя и срок написания ответного разъяснительного докумен­та. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде все­го должно быть основано на требованиях конкретных законов, всесто­роннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические за­мечания.

Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, по­слать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать вы­езд на место ответственного работника.

К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие ко­торых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе.

Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязатель­ному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от слож­ности поставленных в них вопросов. Установлен, как максимальный, месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изуче­ния и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке ис­ключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заяв­лений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых доку­ментов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечи­вать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граж­дан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый кон­троль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или знак контроля "К". Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную кар­тотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится также, как и контрольная сроковая картотека по другим адми­нистративным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполни­теля к исполнителю отмечается на карточке с указанием не только фа­милии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принято­го по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрацион­ной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество доку­ментов, которое может быть проконтролировано с помощью компьюте­ра, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществ­лять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выпол­нение документов в запланированные сроки. Напоминания могут посту­пать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подраз­делений по исполнению обращений граждан.

Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполне­ния жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автомати­зированная система "АСУ-заявление" способствует обеспечению высо­кой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обра­щений граждан.

Имеются типовые программы для ведения контроля за сроками ис­полнения документа на персональных электронно-вычислительных ма­шинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справоч­ной работы с обращениями граждан.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации