ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



Информационно-справочные работы

 

Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку, другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий зая­вителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражда­нина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обраще­ния. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообща­ются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствую­щими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под конт­роль и об этом сообщается автору обращения, с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого реше­ния. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сооб­щается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения, либо в виде выписки из решения или протокола. В письмен­ной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлет­ворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирование обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обя­зан систематически вести анализ этой категории документов. Периоди­чески (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положитель­ных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколь­ко обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порож­дающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественно­го мнения, совершенствованию работы государственных органов, пред­приятий, учреждений и организаций.

На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись "В ДЕЛО" и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения ра­ботникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми отно­сящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Фор­мирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

 

 

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением под­шивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение состав­ляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы докумен­тов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количе­ство обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или не­скольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, "Предло­жения, заявления, жалобы граждан на букву "А", "Б", "В" и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Кол­лективные письма сосредотачиваются в отдельном деле. Причем, пред­ложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.*

 

* Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1988, п.2.2.13.

 

При небольшом количестве обращений их можно располагать в де­лах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополни­тельные материалы по вопросу, связанному с обращением или повтор­ное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предло­жениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установ­ленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граж­дан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях "Перечня типовых документов, образую­щихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других уч­реждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".*

 

* Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указани­ем сроков хранения, - М.: Главархив СССР, 1989,ст. 31-35. с. 20-21.

 

Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения лич­ного и второстепенного характера, составляющие подавляющее боль­шинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут хра­ниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроиз­водства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в ар­хив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценнос­ти документа, составление описей.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации