Вся электронная библиотека >>>

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ >>

 

Характеристика отклонений в процессе производства и функции контроля в их выявлении и оценке

 

В процессе хозяйственной деятельности практически невозможно создать условия, при которых полностью исключалось бы появление различного рода отклонений. В этом смысле, как мы уже говорили, от­клонения в ходе производства— обычное явление, они — свидетельство возникающих в производстве противоречий, источник ценной информа­ции для управления. Но роли отклонений в производстве и оценке ре­зультатов хозяйственной деятельности различны. Различны и методы контроля этих отклонений.

Для организации работы по выявлению отклонений в ходе произ­водства методами контроля необходимо рассмотреть укрупненную клас­сификацию отклонений.

Все отклонения могут быть сгруппированы по ряду признаков, в первую очередь по двум важнейшим:

• с точки зрения особенностей их возникновения и формирования информации о них;

• с точки зрения последствий их влияния на процесс производ­ства, конечный результат хозяйственной деятельности и деятельность конкретных работников.

По особенностям возникновения и формирования информации от­клонения подразделяются на следующие группы.

С точки зрения экономических интересов участников произ­водства все отклонения можно разделить следующим образом:

• отклонения, ущемляющие интересы данного структурного под­разделения или работника. Вероятность появления информации об этих отклонениях весьма высока, поскольку в этом непосредственно заинте­ресованы сами работники, условия деятельности которых нарушаются, что не может не сказаться на оценке их труда и конечном результате;

• отклонения, не затрагивающие интересов данного коллектива или работника. Вероятность появления информации о таких отклонени­ях существенно ниже, чем в первом случае;

• отклонения, в которых данный коллектив или работник заинтере­сованы. Для выявления таких отклонений необходимо применять специ­альные приемы контроля.

Процесс информирования об отклонениях первой группы не вызы­вает проблем, функции первичного контроля надежно реализуются ра­ботниками, чьи экономические интересы ущемлены (например, срыв по­ставок полуфабрикатов, комплектующих изделий, не позволяющий данному работнику или звену выполнить производственное задание).

 

 

Процесс информирования об отклонениях третьей группы затруд­нителен. Требуются специальные меры по недопущению подобных от­клонений (например, при изменении производственной программы не были внесены изменения в потребление материальных или энергетических ресурсов, в результате возникли их излишки, «незаслуженная эко­номия»). Распространены в выявлении подобных отклонений как расчет­ные методы контроля, так и фактическая корректировка ресурсного обеспечения при изменении производственной программы.

По степени отражения в учете отклонения подразделяются так:

• выявленные при первичном контроле в момент возникновения информации. Такие отклонения наиболее «удобны» в информативном плане, поскольку есть возможность получить необходимую информацию в любом объеме непосредственно при ее возникновении. Эти отклоне­ния в свою очередь подразделяются на отклонения, выявленные спосо­бом фактического контроля или способом контроля информации;

• не выявленные первичным контролем. Эти отклонения можно также подразделить на несколько групп, в частности, на неучтенные и согласованные. Неучтенные возникают при последующем контроле ин­формации и документов. Их существенным недостатком является невоз­можность во многих случаях установить причины, виновников и обстоя­тельства их возникновения, что не всегда позволяет эффективно ис­пользовать данные о них в управлении. Согласованные отклонения так­же относятся к числу фактически неучтенных, хотя формально они выявлены. Однако из-за возможности взаимной договоренности о путях и сроках быстрой их ликвидации между участниками производства по­следствия устраняются на уровне их возникновения, не фиксируются в учете и, следовательно, данные о них не передаются вышестоящим под­разделениям, органам управления.

Размер не выявленных, не учтенных в ходе первичного контроля отклонений характеризует качество контроля и учета, качество первич­ной информации. Причины возникновения невыявленных, неучтенных отклонений различны: отсутствие необходимых технических средств контроля, неквалифицированность работников, значительная трудоем­кость контроля, сознательное искажение данных, отсутствие порядка и правил (процедур) контроля и др. Неучтенные отклонения могут быть вы­явлены различными способами последующего контроля: инвентариза­цией, расчетным путем и т.п.

По структуре отклонения делятся на простые, характеристика ко­торых исчерпывающе ясна, и комплексные, т.е. имеющие сложную цепь причинно-следственных связей и ряд виновников (инициаторов) возник­новения.

По методам расчета отклонения подразделяются на абсолютные и относительные:

• полученные до возникновения хозяйственной операции (возму­щения). Эти отклонения наиболее «удобны», поскольку можно однознач­но определить причины их возникновения и виновников;

• полученные в момент возникновения хозяйственной операции. Информация о таких отклонениях приближена к ситуации возникнове­ния, что позволяет обеспечить ее полноту и достоверность;

• выявленные после совершения хозяйственной операции или за­вершения процесса производства. Получить информацию о таких откло­нениях сложнее.

С точки зрения достоверности данных об отклонениях все от­клонения можно разделить на достоверные, предположительные (ориен­тировочные), недостоверные.

По характеру возникновения отклонения подразделяются на случайные (разовые), периодические, систематические. Соответствен­но и подходить к ним нужно по-разному. Особого внимания к себе требу­ют систематические отклонения.

По влиянию на процесс производства отклонения подразделя­ются на устранимые и неустранимые.

По влиянию на расход ресурсов отклонения делятся на потери или дополнительный эффект в натуральной форме (перерасход или эко­номия конкретных видов материальных ресурсов, степень загрузки кон­кретных материальных ресурсов, степень загрузки конкретных видов оборудования, уровень использования рабочей силы и рабочего време­ни) и по стоимости (экономия, перерасход, неизменность затрат).

Кроме того, отклонения в использовании ресурсов необходимо разделить на следующие группы:

• отклонения, вызывающие количественные изменения необходи­мых производственных ресурсов:

— отклонения в обеспечении предметами труда (срыв поставок сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива, энергии и т.п. или, наоборот, излишняя нежелательная поставка, приводящая к об­разованию сверхнормативных запасов; отклонения в обеспече­нии средствами труда, нехватка или излишек оборудования, его поломка и различные виды простоев и пр.);

— отклонения в обеспечении трудовыми ресурсами (недоста­ток или избыток рабочей силы для выполнения производствен­ной программы, потери рабочего времени по разным причинам ит.д);

• отклонения, вызывающие качественные изменения используе­мых производственных ресурсов, необходимость дополнительных тру­довых усилий коллектива для их ликвидации:

— отклонения полученных предметов труда по качеству (нару­шения типоразмера и др., вызывающие необходимость дополни­тельных затрат труда);

— отклонения в использовании оборудования (затраты по ре­монту, наладке и тому подобные, выходящие за установленные рамки);

— отклонения, связанные с использованием дополнительного рабочего времени в связи с нехваткой трудовых ресурсов.

При осуществлении контроля за этими отклонениями необходимо исходить из того, что ту часть, которая не зависит от деятельности дан­ного коллектива или работника (центра ответственности), довольно лег­ко отразить в учете, так как она находится под контролем лиц, непосред­ственно заинтересованных в их фиксации. Дополнительные усилия по ликвидации таких отклонений, как правило, стимулируются дополни­тельной оплатой, т.е. поощряются. Для повышения достоверности дан­ных такого контроля необходимо иметь лишь подтверждающую инфор­мацию, осуществлять подтверждающий контроль.

Если ликвидация подобных отклонений связана не с поощрением, а с наказанием работников данного подразделения, необходимы меры активного контроля;

• отклонения, вызывающие уменьшение трудовых усилий данного производственного коллектива. Эти отклонения также можно разделить на зависящие и не зависящие от данного центра ответственности. К чи­слу таких отклонений относятся: поставка более качественного материа­ла, приводящая к уменьшению затрат на обработку (например, замена поковок точным литьем); изготовление или приобретение более произ­водительного оборудования; рост квалификации и производительности труда работников, их умелости, рационализаторства и др.

Если эти отклонения не зависят от деятельности данного центра ответственности, то для получения информации о них необходимо ис­пользовать данные входного контроля и контроля других подразделений. Если зависят — контроля данного центра ответственности с подтвержде­нием данными других центров ответственности;

• отклонения, не вызывающие серьезных изменений в ходе произ­водства и использования ресурсов в данный момент, в связи с их ком­пенсацией за счет имеющихся плановых резервов и запасов у данного центра ответственности. Эти отклонения фиксируются и контролируются самим подразделением, но необходимо осуществлять, кроме того, под­тверждающий контроль.

По влиянию на выпуск продукции отклонения подразделяются на потери или дополнительный эффект в изменении качества продукции (ухудшение, улучшение, неизменность качества) и объема производства и номенклатуры (выполнение, перевыполнение или срыв выполнения (невыполнение) плана по объему продукции и конкретной номенклатуре продукции).

Влияние на эффективность производства продукции отдельных отклонений определяют исходя из конкретных видов и связи с конкрет­ным показателем эффективности.

С точки зрения оценки деятельности работников и коллекти­вов структурных подразделений предприятия отклонения подразде­ляются на зависящие от деятельности данного работника или коллекти­ва (центра ответственности) и не зависящие от него (зависящие от другого конкретного работника или коллектива).

С точки зрения управления важное значение имеет масштаб­ность, значимость и степень устранимости отклонений. Их можно разделить на критические, значительные и малозначительные (незначительные).

Безусловно, каждое из возникающих отклонений нельзя заранее и однозначно отнести к той или иной группе. В зависимости от конкретной хо­зяйственной ситуации меняется отношение участников производства к воз­никающим отклонениям. Тем не менее при организации контроля очень важно иметь разностороннюю подробную характеристику отклонений.

Важным этапом в оценке отклонений является выявление причин их возникновения. Причины многих отклонений в ходе производства не очевидны, они требуют специальных усилий по выявлению и проверке. Причина отклонения — исходная предпосылка определения виновников (инициаторов) отклонений для их устранения (одобрения).

Часто причин отклонения несколько, что значительно усложняет контроль, повышает его трудоемкость. Для выявления такого причинно­го ряда во многих случаях необходимо участие специалистов различных служб, а также работников, связанных кооперацией труда. Установление причин отклонений позволяет определить их связь с деятельностью кон­кретного работника или коллектива, и с этой точки зрения они подразде­ляются на зависящие от данного центра ответственности и не зависящие от него. Но этого недостаточно. Данные об отклонении не есть информа­ция, они становятся ею только после их оценки.

Оценка отклонений — определение: отношения к ним менедже­ров в конкретной производственной ситуации; последствий этих откло­нений для процесса производства в данных производственных условиях (устранимые, неустранимые, нежелательные); его влияния на расход ре­сурсов как по стоимости, так и в натуральной величине (экономия, пере­расход, неизменность затрат), и результат производства (потери, допол­нительный эффект).

Кроме того, необходимо доказать, что отклонение связано с дея­тельностью конкретных работников, и установить степень зависимости его возникновения от их деятельности.

Оценка отклонений требует разработки процедуры взаимоотно­шений участников производства, с тем чтобы ее объективность и досто­верность также находились под взаимным контролем работников.

Отклонение, прежде чем трансформироваться в экономию или пе­рерасход (потери или дополнительный эффект), должно быть подвергну­то контролю и анализу, т.е. нужны дополнительные усилия по получению необходимой контрольной информации. Ведь часто экономию по сто­имости следует рассматривать как прямые потери в потребительной стоимости, например, в случае вынужденной замены материала в изде­лии более дешевым по стоимости с соответствующим снижением каче­ственных характеристик изделия.

В цикле преобразования данных об отклонении в информацию: «отклонение — экономия (перерасход) — эффект (потери)» — первично­му контролю принадлежит значительная роль.

На многих предприятиях оценка отклонений сводится к определе­нию его финансовых последствий. Если на данный объем выпуска про­дукции ресурсов израсходовано больше, чем предусматривалось, такое отклонение автоматически считается перерасходом для данного подраз­деления, если меньше — экономией. С точки зрения оценки финансово­го результата это оправдано, а с точки зрения оценки результата дея­тельности данного работника или коллектива это нельзя признать верным. Если отклонение связано с дополнительной затратой ресурсов по внешним, не зависящим от деятельности данного работника (коллек­тива) причинам, то оно не может рассматриваться в оценке их деятель­ности как перерасход, потеря ресурсов, снижение эффективности на данном рабочем месте. То же самое можно сказать и об отклонениях, вызвавших снижение расхода ресурсов. С точки зрения контроля эф­фективности производства экономию или перерасход ресурсов необхо­димо связывать не только с местом их возникновения, но и с центром от­ветственности за него, с виновником (инициатором).

 

К содержанию книги: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

 

Смотрите также:

 

Экономика. Инновационные подходы    Анализ хозяйственной деятельности предприятия

 

УЧЕТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ Управленческий учет может включать в себя ... Противоположным является - финансовый учет. Управленческий учет может быть разработан для конкретной компании и содержать множество расчетов и прогнозов. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-22/181.htm

 

Сущность, цели и задачи бухгалтерского учета. Пользователи ... Управленческий учет — учет, который организация устанавливает для своих внутренних целей, для формирования учетной информации, требуемой ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-1/2.htm

 

Производство. Понятия и виды хозяйственного учета ... Управленческий учет, являясь составной частью бухгалтерского учета, предназначен для сбора учетной информации, которая используется внутри ... www.bibliotekar.ru www.bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-2/2.htm

 

УЧЕТ Учет является составной частью управления экономическими ... Учет обеспечивает постоянную информацию о всех сферах хозяйственной деятельности и ... учет предприятий, учреждений, бюджетный учет, управленческий учет. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-22/42.htm

 

Обучение персонала. Нужно ли компании обучать персонал ... узкоспециализированных знаний, коммерческих и управленческих навыков. ... к примеру, проблемы сбора долгов, управленческий учет, оптимизацию ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/media/72.htm

 

ШКОЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНГЛО-АМЕРИКАНСКАЯ ... И управленческий, и бухгалтерский учет имеют свои самостоятельные ... В управленческом учете точность приносится в жертву оперативности. ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/kodex-11-23/125.htm

 

Основные функции управления. Цикл менеджмента ... и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение менеджером четырех общих функций, ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/biznes-29/13.htm

 

КОНТРОЛЬ И ЕГО ВИДЫ Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результате!-, работы ... bibliotekar.ru bibliotekar.ru/biznes-29/44.htm

 

Управление персоналом. Психология личности работника как ... Знание и учет индивидуальных качеств людей необходимы .... опыт и мастерство руководителя, его авторитет, управленческий такт и др.; ...