ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА

 

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде слу­чаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, име­ющих юридическую службу, документы до подписания согласовывают­ся с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в доку­менте.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, тре­буется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Фе­дерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесо­образно согласовывать назначение, увольнение и перемещение мате­риально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".

В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие со­гласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении долж­ностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

 

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с. 66.

 

Внутреннее согласование оформляется визой согласования доку­мента (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:

указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициа­лы и фамилия) и дата. Например:

Главный бухгалтер

(подпись) Л. И. Иванова

23.11.98

или

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополне­ний к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

 

 

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на после­днем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, поста­новлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной сто­роне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с ука­занием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой пере­чень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизвод­ству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководите­лю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распе­чатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа мо­жет проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследова­тельскими организациями, общественными организациями, органами го­сударственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоко­лом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22).

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требова­ниями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным долж­ностным лицом и согласование другим документом, чаще всего пись­мом, протоколом и т.п.. Например:

СОГЛАСОВАНО                                                                              СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583                                                         Протокол заседания профкома

(подпись)        В.В.Соколова                                                             09.08.97 №25

09.08.97

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.97 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наиме­нование должности, включая наименование организации, ставится лич­ная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой сторо­не документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями мо­жет составляться отдельный лист согласования.

В Государственной системе документационного обеспечения управ­ления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

Лист согласования

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

 

СОГЛАСОВАНО                                                                  СОГЛАСОВАНО

Начальник государственного                                                Председатель Комитета по

правового управления                                                  законодательству

подпись        Г.С.Остроумов                                      подпись В.С.Гусенков

Согласованный документ направляется для подписания.

 

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации