ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



5.3.5 Телеграмма

 

- вид документа, определяемый способом пере­дачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность пе­редачи и получения информации во многом предопределяют своевре­менность и правильность принятия решения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для пе­редачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и ри­сунков используются фототелеграммы или факсы (факсимильные сообщения), электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Напри­мер, "правительственная", "срочная", "заверенная", "с уведомлением о вручении", "с оплаченным ответом" и т.д. Чаще всего отправляют те­леграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая - до 6 часов.

В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно про­ставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адре­сата), наименование учреждения, если известно - наименование дол­жности, фамилия (с инициалами или без них) получателя. Для удешевления стоимости телеграммы и упрощения ее обработки прави­тельственные учреждения и многие организации имеют зарегистриро­ванный на телеграфе условный или сокращенный адрес: "СТРЕЛА", "СОСНА", "СОКОЛ", "УТЁС" и т.д. Адрес в телеграмме печатается от­дельной строкой. Например:

"МОСКВА УТЁС МИРОШКИНУ"; "САРАТОВ ГРАНИТ СУЛТАНОВУ", "ИВАНОВО ТЕКСТИЛЬ БЛОНДИНСКОМУ".

В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если теле­грамма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

 

 

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагает­ся указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными бук­вами.

Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной сто­роне через два интервала также прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начи­ная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, смысловые оттенки слов и их связь передаются по­рядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если зна­ки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -тчк; запятая -зпт; двоеточие -двтч; кавычки - квч; скобки - скб, номер - нр.

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие зна­ки как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс;! - восклицательный знак; ? -вопросительный знак: % - проценты;: -деление и др. Даты обо­значаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами раз­делительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается теле­грамма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается от­вет, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно­сти (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграм­му. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указа­ние должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата под­писи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется те­леграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для пе­редачи, а второй подшивается в дело. Пример телеграммы:

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации