ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

 

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделе­ниях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света.

Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно со­ответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по но­менклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами.

Последнее время получила распространение подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступаю­щей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполните­лей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недо­оценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теря­ются.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформирован­ных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документа­ми ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внут­ренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса докумен­та, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи при­ведены в "Основных правилах работы ведомственных архивов".

 

 

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребо­ваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: ког­да, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-замести­тель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после воз­вращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудни­кам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (на­пример: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на осно­вании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руко­водства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации