ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ



8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

 

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга­низаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. Например, информация о гражданах, их работе, учёбе и т.п. имеет социальное значение и должна храниться на всём протяжении жизни человека. И наконец, определенная группа доку­ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребу­ются большие помещения, оборудование, штаты специальных работни­ков. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов "с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев".*

 

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 7.

 

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на­чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государствен­ном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив уч­реждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру­ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В круп­ных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экс­пертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений подчинённых или под­ведомственных учреждений. Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции можно найти в "Основных правилах работы ведом­ственных архивов". 17 марта 1998 г. приказом Федеральной архивной службы России утверждено "Примерное положение о центральной экс­пертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федера­ции".* На основе этого Примерного положения должно быть разработа­но положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцеля­рией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В неболь­ших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секре­тарь и бухгалтер.

 

 

 

* Примерное положение..." даётся в приложении к книге.

 

В состав ЦЭК входит также представитель учреждения государствен­ной архивной службы, курирующий данную организацию. Возглавлять комиссию должен один из руководящих работников организации. Обыч­но комиссия состоит из 3-5 человек.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

- рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его струк­турных подразделений;

- организация ежегодного отбора документов на хранение и уничто­жение;

- рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.*

 

* Основные правила работы ведомственных архивов, с. 25-26.

 

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их ре­шения принимаются большинством голосов, заседания протоколируют­ся. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и ут­верждает руководитель организации.

Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

- основная документация, наиболее полно отражающая деятель­ность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основ­ных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, докла­ды, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению.

- оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерско­му учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хо­зяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов ус­танавливаются временные сроки хранения.

- документация по личному составу (приказы, личные карточки ра­бочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обра­щаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудо­вом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в уч­реждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональ­ных структурных подразделений, как производственные отделы и бух­галтерия. В пределах каждого подразделения просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспектив­ные планы, отчеты, доклады и т.д.

Например, к бухгалтерским документам постоянного срока хранения относятся:

- сводные годовые и годовые бухгалтерские отчеты и балансы с документами к ним (приложения к балансу, специализированные формы, объяснительные записки и рекламации);

- годовой (сводный) отчёт о финансовых результатах и их исполь­зованию;

- сводные годовые и годовые отчеты по финансированию;

- протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых отчетов и балансов;

- аудиторские заключения;

- аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчетов и балансов;

- налоговые декларации;

- передаточные, разделительные, ликвидационные балансы с при­ложениями и объяснительными записками к ним;

- документы (протоколы, акты, заключения, ведомости, расчёты) по оценке и переоценке основных фондов; по оценке стоимости иму­щества и др.;

- паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, нахо­дящихся под охраной государства;

- акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;

- штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);

- лицевые счета по учету основного фонда.*

 

 * Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (1995 г.), ст. 304.

 

Если по какой-либо причине подлинники документов постоянного срока хранения отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделе­ния) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется толь­ко подлинник в том структурном подразделении, где он был составлен. Однако если на дублетном документе имеются какие-либо ценные по­метки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в пло­хом физическом состоянии, его также следует оставить на хранение.

Поглощенные документы хранятся тогда, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они уста­навливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт про­дукции и т.п.).

В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколь­ко видов типовых перечней:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности гос­комитетов, министерств, ведомств и других учреждений, органи­заций и предприятий с указанием сроков хранения;

Перечень документов, подлежащих приему в государственные ар­хивы;

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы.

Кроме того коммерческие организации могут воспользоваться вышед­шим в 1996 г. справочным пособием "Управленческие документы посто­янного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)".*

 

* Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в дея­тельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных това­риществ и обществ, производственных кооперативов). Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1996.

 

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документа­цию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабаты­ваются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие доку­ментацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, обра­зующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ве­домственный перечень есть, им следует воспользоваться при проведе­нии экспертизы в первую очередь и только при его отсутствии обратиться к типовым перечням.

В последние годы вышло два новых перечня: "Перечень докумен­тов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации с указанием сроков хранения" (1994 г.) и "Перечень докумен­тов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегатель­ного банка Российской Федерации и учреждений его системы" (1995 г.).

Кроме того, надо знать, что по инициативе Государственной налого­вой службы Российской Федерации Росархив в 1996 г. увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3 до 5 лет. Сроки хранения бух­галтерских документов, указанные в Перечне типовых документов..., по мнению налоговой службы, не обеспечивали применение экономичес­ких санкций при наличии нарушений, связанных с исчислением и пере­числением платежей в бюджет и внебюджетные фонды. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе О бухгалтерском учёте в ст. 17. В ней сказано: "Организации обязаны хранить первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта и бухгалтерскую отчётность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет".

Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с ус­ловием завершения ревизии или истечения срока действия договора.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанав­ливаются постоянные или временные: один год, три года, пять лет, де­сять лет, пятнадцать лет и т.д.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопро­изводством в 1993 г. исчисляется с 1 января 1994 г. Следовательно, наряды на поставку и отгрузку готовой продукции за 1993 г., имеющие срок хранения 3 г., могут быть отобраны к уничтожению в 1997 г.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использо­вать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заго­ловкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при форми­ровании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов вре­менного хранения, дело переформируется и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но раз­личной ценности и следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документа­ции, т.е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодично­го и пятилетнего хранения - все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре груп­пы дел:

- постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

- длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организа­ции, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной служ­бы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении докумен­тов к уничтожении проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдают­ся в конторы вторсырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.

В небольших учреждениях, не сдающих свои документы на государ­ственное хранение и самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, акт о выделе­нию к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляет­ся и их уничтожение проводится только после составления годовых раз­делов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации. "Органи­зация обязана систематически описывать документы по личному соста­ву и документы временного хранения (свыше 10 лет), обеспечивать их сохранность и учет..."*

 

* Основные правила работы ведомственных архивов,с.29.

 

К содержанию книги:   ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Смотрите также:

 

Делопроизводство

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового-положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в ...
bibliotekar.ru/biznes-58/18.htm

 

  Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления

Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ... Пособие предназначено для студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент, ...
bibliotekar.ru/biznes-58/index.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Секретарское дело

Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления ... Тема 7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПО ПИСЬМЕННЫМ И УСТНЫМ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН ...
bibliotekar.ru/biznes-60/index.htm

 

 

  Принцип государственного языка судопроизводства. Судопроизводство ...

Судопроизводство и делопроизводство в Конституционном Суде РФ, ... Судопроизводство и делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской ...
www.bibliotekar.ru/osnovy-prava-3/121.htm

 

  Менеджмент распадается на множество подфункций — планирование ...

Но позже менеджмент распадается на множество подфункций — планирование, делопроизводство, сбыт, закупки, организацию, статистический анализ производства. ...
bibliotekar.ru/menedzhment-2/19.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - делопроизводство, которое состоит в ...

делопроизводство, которое состоит в приеме поступивших в цех документов и доставке их исполнителям, оформлении и отправке исходящих документов, ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/155.htm

 

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО БЕЗБУМАЖНОЕ - информационная управленческая ...

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, БЕЗБУМАЖНОЕ. - информационная управленческая технология, позволяющая выполнять хранение, поиск и отображение информации средствами ЭВМ без ...
bibliotekar.ru/kodex-11-4/154.htm

 

  Должностная инструкция секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Осуществляет методическое руководство за организацией делопроизводства в ... Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной ...
bibliotekar.ru/biznes-60/5.htm

 

Теория организации