Управление персоналом. Составление и анализ резюме и писем кандидатов

  

Вся электронная библиотека >>>

Содержание книги >>>

   

Бизнес

Управление персоналом


Раздел: Бизнес, финансы

 

4.5.    Составление и анализ резюме и писем кандидатов

 

В соответствии с современными требованиями по приему на работу квалифицированные и опытные соискатели вакансий присылают на фирму информацию о себе в виде деловых писем. Разновидности данных писем — характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности. Б деятельности по управлению персоналом вам потребуются знания основных правил составления деловых писем такого рода.

Рассмотрим основные рекомендации по написанию деловых писем:

—        бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;

—        желательно использовать для письма фирменный бланк организации с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым адресом, телефоном;

—        служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок, страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами;

—        ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров, абзац начинается с красной строки с отступлением пяти интервалов от левого края строки;

—        текст печатается через полтора-два интервала, желательно избегать переноса слов;

—        в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно написать ее полностью, например, 22 февраля 1999 года;

—        наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа:    

—        ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например: Уважаемый Владимир Васильевич или Уважаемый господин Высоцкий;

—        после обращения следует ставить запятую, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;

—        заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;

—        подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например: Искренне Ваш... , С уважением... , фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;

—        резолюции на всех видах входящей корреспонденции желательно делать карандашом или на отдельных листах;

—        письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;

—        на телеграфный запрос следует дать ответ до истечения трех дней, на письмо —до 10 дней; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Рекомендации по содержанию делового письма:

—        точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

—        максимальная доступность текста для понимания — употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

—        краткость — лаконичность, немногословность, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

—        грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;

—        корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.

 

 

Анализ деловых писем кандидатов

Анализируя информацию о кандидатах из их деловых писем,

следует постоянно помнить о правилах купли-продажи. Характери

стики кандидатов, резюме, рекомендательные письма, собеседо

вания и телефонные переговоры — это все их средства продажи.

Ваша задача правильно понять по рекомендациям и характеристи

кам, насколько они соответствуют действительности. Не просмат

ривается ли за формальными фразами рекомендующего скрытый

смысл. Вы не должны чувствовать раздражения и должны прини

мать как должное, если кандидат, рассказывая о себе, старается

подать товар лицом — скрыть свои недостатки и подчеркнуть до

стоинства. Во многих профессиях в настоящее время это умение

является одним из главных достоинств специалиста. Вы можете

оценить первоклассную рекламу товара, но не полностью дове

рять ей.

Анализ писем кандидатов с просьбой о приеме на работу

Основная цель такого письма — заинтересовать организацию собой как специалистом и пробудить желание познакомиться поближе. Если кандидат самостоятельно или с помощью соответствующих специалистов научился писать письма о приеме на работу, то вы прочитаете в нем следующее;

—        точное название вашей фирмы и адрес (ошибки свидетельствуют о невнимательности и низкой заинтересованности);

—        обращение к вам по имени и отчеству и краткое объяснение, почему именно к вам (по рекомендации кого-либо, по объявлению об имеющихся вакансиях, в соответствии с вашей должностью);

—        комплимент вам или фирме, например: "Много слышал о вас хорошего», «Ваш профессионализм и объективность широко известны», «Высокий профессиональный уровень вашей фирмы, заслужен-но обеспечивший ей репутацию новатора в развитии отрасли, побуждает меня просить о возможности применения моих знаний и опыта в вашем творческом коллективе» (если комплимент заслужен, не считайте его лестью);

—        самые необходимые и краткие сведения кандидата о себе, дающие ему право претендовать на данную должность (если указывает второстепенные или стандартные достоинства, например спортивные успехи, увлечения в свободное время, аккуратность, добросовестность и тому подобные качества, то весомых преимуществ, вероятно, не имеет);

—        насколько грамотен и аккуратен кандидат (письмо должно быть напечатано на хорошей бумаге без ошибок и помарок, составлено по всем правилам, содержать всю информацию).

Анализ резюме

В настоящее время сложилась практика представления кандидатом резюме. Резюме-самохарактеристика — одно из самых эффективных средств саморекламы, самомаркетинга на рынке труда. Рассылая свое резюме в соответствующие организации, кандидат резко повышает свои шансы на успех.

Цель резюме — привлечь ваше внимание к себе при первом же заочном знакомстве, произвести благоприятное впечатление и побудить вас пригласить кандидата на личную встречу. Если внимание привлечь не удалось, значит, резюме не сработало, На основании резюме формируется первое и очень устойчивое мнение о человеке, которое, однако, субъективно и зависит от ваших стереотипов восприятия людей. Часто кандидаты приносят резюме сразу на собеседование и просят ознакомиться с ним до разговора. Это позволяет быстро узнать главное о кандидате, сформулировать дополнительные вопросы и сократить ваши записи необходимых данных о нем, что сокращает время и повышает эффективность собеседования.

Жестких требований к резюме не существует. Европейский стиль написания резюме предполагает включение биографических сведений о дате и месте рождения, подданстве, семейном положении, а также данных об образовании, местах работы и занимаемых должностях в прямом хронологическом порядке. Американский стандарт, получивший наибольшее распространение в Москве и, по мнению авторов, более предпочтительный, предполагает обратный хронологический порядок описания образования и опыта работы. Резюме могут быть краткими и подробными, если кандидат претендует на высокие руководящие должности или направляет их в агентства по трудоустройству. Чаще составляют резюме хронологические и реже функциональные. Хронологические резюме содержат описание трудовой деятельности в прямом или обратном хронологическом порядке. Функциональные резюме описывают основные направления деятельности, наиболее важные профессиональные достижения, отвлекая при этом внимание от перерывов в работе, частой смены мест работы или работы не по специальности.

 Специалисты, работающие на рынке труда, считают наиболее универсальной следующую структуру резюме:

Заголовок — вверху по центру — слово «резюме», на следующей строчке — фамилия, имя, отчество кандидата (необходимо отметить, , что слово «резюме» в заголовке пишется не всегда).

Основные личные данные — адрес, телефон, дата и место рождения, семейное положение.

Цель обращения — на какую работу, в какой должности и на каких условиях претендует, с дальнейшим обоснованием своих претензий.

Опыт работы — места и время работы, занимаемые должности,. выполняемые функции и профессиональные достижения (эта часть резюме является главной, однако непропорциональная подробность изложения этих данных нежелательна).

Образование —- даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания.

Дополнительная информация — данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение кданной работе, важных фактах биографии и личных качествах:

—        владение иностранными языками {«свободно», «в совершенстве» или ---читаю и перевожу со словарем»)]

—        владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием применяемых программных средств);

—        наличие водительских прав и опыт вождения;

—        членство в профессиональных объединениях или партиях

—        участие в работе конференций и съездов;

—        сведения об общественной деятельности;

—        сведения о военной службе и воинских званиях;

—        серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи;

—        указание готовности к сверхурочной работе, длительным и дальним командировкам, смене места жительства;

—        сведения о рекомендациях;

—        личные характеристики (стандартные, например: «аккуратен», «трудолюбив», «честен»; или более важные, например: «высоко заинтересован», «предан фирме», «энергичен и целеустремлен», «требователен к себе и другим», лидерские качества).

Дата составления резюме — свежая дата повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о том, что давно ищет работу в разных местах,

Стиль написания резюме допжен отвечать следующим требованиям:

—        краткость — отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и терминов;

—        конкретность — отсутствие неточной или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

—        целенаправленность — изложение главных сведений, подтвер-. ждающих право претендовать на данную должность;

 — честность — отсутствие недостоверной информации.

Письмо-отказ надо составить так, чтобы смягчить удар по самолюбию человека. Для этого надо начать и закончить письмо обнадеживающе, позитивно, подчеркнуть достоинства и успехи кандидата, пожелать удачи. Недопустимо как-либо обзывать человека, например: «некомпетентный», «необразованный», «заторможенный», "самоуверенный» и тому подобное, так как этим вы оцениваете человека в целом и как бы навешиваете на него ярлык. Если необходимо указать на недостатки, следует оценить отдельные качества, знания и навыки, а не человека в целом, например: «Ваша профессиональная подготовка не соответствует требуемому уровню», «Наша работа требует свободного владения двумя иностранными языками» и тому подобное. Кандидат должен понять, что у вас была веская объективная причина, не позволяющая взять его на работу, а не просто субъективное мнение, основанное на чувствах и интуиции. Не пишите сухо: «Вы нам не подходите», а укажите, что его шансы на успех были высоки, что он был в числе нескольких финалистов, отобранных из сотен претендентов. Пожелайте кандидату успехов в поисках работы. Однако, если человек вам явно не понравился, не обнадеживайте его возможным сотрудничеством с вашей фирмой, не вносите его в резервные списки, а вежливо распрощайтесь.

Составление письма-отказа

Писать и получать письма-отказы тяжелее, чем письма-приглашения и какие-либо другие деловые письма. Однако составлять их вам и получать их кандидатом будет легче, если вы будете исходить из того, что не отвергаете человека, а отстаиваете интересы дела и своей фирмы. Невежливо откладывать написание письма с отказом только из-за того, что эта задача кажется вам неприятной. Ведь кто-то с нетерпением ждет вашего решения в надежде на положительный ответ. Проявите свою интеллигентность и профессиональную компетентность и быстро сообщите о своем отказе. Вместо того чтобы откладывать это дело, поступите так, как советуют опытные работники кадровых служб: они стараются как можно скорее отправлять письма-отказы, поскольку, как ни неприятно это дело, оно больше не будет висеть на вашей совести.

 Образец письма-отказа

Уважаемый г-н Рейзин Ш.Н.,

всем нам было очень приятно познакомиться с Вами на минувшей неделе. Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах, Ваша образованность, прекрасные деловые и личные качества.

Нам нелегко было отобрать одного кандидата из четверых финалистов, в числе которых были и Вы, но мы все-таки остановились на том, чей опыт работы в реальном бизнесе так важен в будущей работе у нас.

Желаем Вам удачи во всех Ваших делах.

Искренне Ваш, Тарасов Михаил Валерьевич, руководитель АО «Нора».

 

СОДЕРЖАНИЕ КНИГИ: «Управление персоналом»

 

Смотрите также:

 

Азбука экономики   Основы оптовой торговли  Словарь экономических терминов  Денежный механизм   Экономика и бизнес    Аксиомы бизнеса   Директ-маркетинг    Менеджмент   Индивидуальная предпринимательская деятельность

 

Как добиться успеха

 

КУДА ПОДЕВАЛИСЬ ВСЕ ЛИДЕРЫ

БОССЫ  КАК ПРОСЛАВЛЕННЫЕ ГЕРОИ

ЧТО  ПРОИСХОДИТ  ТОГДА, КОГДА СЛИШКОМ МНОГО НАЧАЛЬНИКОВ...

РУКОВОДИТЕЛИ  ИЛИ  АППАРАТЧИКИ

ЧЕМ  ЧРЕВАТА «КОНВЕЙЕРНАЯ» ШИЗОФРЕНИЯ

УЧИТЕСЬ ВИДЕТЬ  МИР  ИНАЧЕ, ЧЕМ ВАШИ КОНКУРЕНТЫ

ОПАСНОСТИ   ПОЛНОЙ  ГАРМОНИИ И   СОГЛАСИЯ   ВНУТРИ   ОРГАНИЗАЦИИ

БЫТЬ ЛИДЕРОМ — ЗНАЧИТ  РУКОВОДИТЬ СОВСЕМ  ПО-ДРУГОМУ

ВЕРЬТЕ В ХОД ВЕЩЕЙ, УМЕЙТЕ  ВИДЕТЬ  ИХ  ТАКИМИ,  КАКИЕ  ОНИ  ЕСТЬ

КАК ИЗБЕЖАТЬ КАТАСТРОФЫ В  ПЕРИОДЫ  БУРНЫХ  ПЕРЕМЕН!

 НОВОЕ МЫШЛЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ  ПРОИЗВОДСТВОМ

КАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ  НУЖНО СЕГОДНЯ

КАК ЛУЧШЕ РАЗМЕСТИТЬ ОБОРУДОВАНИЕ: ОТ  ЦЕХОВ  К ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ЯЧЕЙКАМ

КАК ПО-НОВОМУ РАБОТАТЬ С ПОСТАВЩИКАМИ

НОВОЕ  В  ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРАТЕГИЙ

ЧТО ТАКОЕ СОВРЕМЕННЫЙ МАРКЕТИНГ

ЗАЧЕМ НУЖЕН МАРКЕТИНГ

ОРИЕНТАЦИЯ НА ПРОДУКТ, ИЗДЕЛИЕ, УСЛУГУ

ОРИЕНТАЦИЯ НА ПОТРЕБИТЕЛЯ

ЧТО ТАКОЕ  ИНТЕГРИРОВАННЫЙ  МАРКЕТИНГ

КАК УПРАВЛЯТЬ МАРКЕТИНГОМ

БЫСТРО ЛИ РАСТЕТ ВАШЕ ДЕЛО!

УЧИТЕСЬ ПРЕДВИДЕТЬ ЗАПРОСЫ  ПОТРЕБИТЕЛЯ

ЗАЛОГ БЛАГОСОСТОЯНИЯ ФИРМЫ

ЧТО ТАКОЕ  ПОЛЕЗНАЯ СДЕЛКА

УМЕЙТЕ ВТИСНУТЬСЯ В ВАШУ  НИШУ РЫНКА

КОНКУРЕНЦИЯ ИЛИ КООПЕРАЦИЯ

НОВЫЙ ПОТРЕБИТЕЛЬ

ЧТО ТАКОЕ ПРОИЗВОДСТВО МИРОВОГО КЛАССА

КАК СТАТЬ ПРЕУСПЕВАЮЩИМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕМ

БУДЬТЕ НЕТЕРПЕЛИВЫМИ

УРОКИ ОДНОГО ФИАСКО

КАК СОЗДАТЬ РЫНОК ДЛЯ ВАШЕЙ ФИРМЫ

УМЕЙТЕ ОТЫСКАТЬ СВОЕ МЕСТО НА РЫНКЕ

КАК НАДО РАБОТАТЬ С ПОТРЕБИТЕЛЕМ

ГДЕ НАЙТИ ДЕНЬГИ ДЛЯ БЫСТРОРАСТУЩЕГО БИЗНЕСА

КАК ПРАВИЛЬНО ОПРЕДЕЛИТЬ СФЕРУ СВОЕЙ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

УМЕНИЕ УЖИТЬСЯ В КОЛЛЕКТИВЕ

13 УРОКОВ ЛУЧШИХ КОМПАНИЙ США

СОЦИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ДИЗАЙН

НОВАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОИЗВОДСТВА

КАК УПРАВЛЯТЬ ЛЮДЬМИ

КАК ПРОВЕСТИ ИЗМЕНЕНИЯ В УПРАВЛЕНИИ ПРОИЗВОДСТВОМ

КАКИМ  ДОЛЖЕН БЫТЬ ОПТИМАЛЬНЫЙ РАЗМЕР ПРЕДПРИЯТИЯ

ИЗМЕНЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ТРУДА

КАК ПОВЫСИТЬ КАЧЕСТВО ПРОДУКЦИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРАНСПОРТНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ ПРИ ПОСТАВКАХ «ТОЧНО В СРОК»

УМЕЙТЕ ЗАИНТЕРЕСОВАТЬ ЛЮДЕЙ

УЧАСТИЕ РАБОТНИКОВ В ПРИБЫЛИ

ГИБКОСТЬ КАДРОВОЙ ПОЛИТИКИ — ГАРАНТИЯ ЗАНЯТОСТИ

ОЦЕНКА  РЕЗУЛЬТАТОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ИЗДЕРЖКИ ПРОИЗВОДСТВА

ОТНОСИТЕЛЬНЫЕ  ПОКАЗАТЕЛИ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИ  ЭФФЕКТИВНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

КТО МОЖЕТ БЫТЬ РУКОВОДИТЕЛЕМ  ПРОЕКТА

ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ И ДЕЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ

ТЕХНИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

НОВАЯ РОЛЬ УПРАВЛЕНИЯ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ОЦЕНКУ ТЕХНОЛОГИИ

СТЕПЕНЬ РИСКА

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ПЕРЕДАЧУ ТЕХНОЛОГИИ

 КАК  ПРИСПОСОБИТЬСЯ К ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ  ИЗМЕНЕНИЯМ

ИЗМЕНЕНИЕ ХАРАКТЕРА И  ОБОРУДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИЙ

ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВНУТРИФИРМЕННОЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВО

СТИМУЛЫ К НОВОВВЕДЕНИЯМ

ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ КЛИМАТ

КАК ПОВЫСИТЬ КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ ВАШЕГО  ПРЕДПРИЯТИЯ

 НОВАЯ ФИЛОСОФИЯ  ПРЕВОСХОДСТВА

ОЦЕНКА  КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТИ

ОТ РАЦИОНАЛИЗМА К ГИБКОСТИ И ДИНАМИЗМУ

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ВЫПОЛНЕНИЕ ОСНОВНЫХ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВОМ?

СОВРЕМЕННЫЕ ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ

КАК РАСПРЕДЕЛИТЬ ФУНКЦИИ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ

СБОР ИНФОРМАЦИИ О КОНКУРЕНТАХ

ОЦЕНКА РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

СИЛА И ПАРАДОКС ИНВЕСТИЦИЙ В НОВУЮ ТЕХНИКУ

МОДЕРНИЗАЦИЯ  ПРОИЗВОДСТВА

КАК  НУЖНО ВНЕДРЯТЬ  НОВУЮ ТЕХНОЛОГИЮ

ЧТО ДАЕТ БОРЬБА С ПОТЕРЯМИ

СТРУКТУРА ПРОИЗВОДСТВА

ВНЕДРЕНИЕ НОВЫХ СТРУКТУР

КАДРОВАЯ ПОЛИТИКА

ПРИВЛЕЧЕНИЕ РАБОЧИХ К УПРАВЛЕНИЮ ПРОИЗВОДСТВОМ

ОРГАНИЗАЦИЯ И ОПЛАТА ТРУДА РУКОВОДИТЕЛЕЙ

КРИТЕРИИ ОПЛАТЫ ТРУДА

НУЖНА ЛИ  КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ В ОПЛАТЕ

СИСТЕМЫ ОПЛАТЫ

ГЛАВНАЯ ОБЯЗАННОСТЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

КАК РАЗВИТЬ СПОСОБНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

КРИТЕРИИ ПРИ ВЫДВИЖЕНИИ КАНДИДАТОВ В РУКОВОДЯЩИЕ КАДРЫ

ИДЕАЛЬНЫЙ КАНДИДАТ

КАК ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗАМЕНА РУКОВОДЯЩИХ КАДРОВ

РОТАЦИЯ УПРАВЛЯЮЩИХ

НАДО ЛИ ИЗБАВЛЯТЬСЯ ОТ «СУХОСТОЯ»

 

100 СОВЕТОВ  РУКОВОДИТЕЛЮ: КАК СТИМУЛИРОВАТЬ ИНИЦИАТИВУ РАБОТНИКОВ

 

КАК  ИЗБЕЖАТЬ ОШИБКИ ПРИ ПРИЕМЕ  НА РАБОТУ

 

КАК МОЖНО УСПЕШНО ВЫДЕРЖАТЬ СОБЕСЕДОВАНИЕ ИЛИ ТЕСТИРОВАНИЕ