Вся электронная библиотека >>>

Содержание книги >>>

   

Бизнес

Основы оптовой торговли

 Практический курс


Раздел: Бизнес, финансы

 

Роль документации при анализе хозяйственной деятельности

 

Процесс подготовки и анализа финансовой информации имеет большое значение для деятельности оптового предприятия. Контроль за этой деятельностью обеспечивает организацию и упорядоченность всех операций. Он позволяет установить единообразие в подготовке финансовой документации и разработать правила, обязательные для выполнения всеми работниками финансового отдела. Контроль за выполнением этих операций возложен на бухгалтерию.

Каждый год в нашей стране появляются тысячи новых предприятий. Они начинают свою деятельность с больших надежд, но весьма незначительным капиталом. Причины, по которым многие из них прекращают свои операции, мы не будем сейчас разбирать, скажем только, что оценка деятельности многих преуспевающих компаний показывает необходимость самого тщательного контроля и управления финансами особенно в период становления и первоначального роста предприятия. При этом главным условием успешного существования и продолжения деятельности является получение прибыли.

Финансовая документация обеспечивает руководство необходимой информацией для принятия решений, связанных с закупкой, продажей, рекламой товаров, маркетингом и управлением. Данная информация помогает в установлении цен, уровня товарных запасов, разработке методов кредитной политики, сети распределения продукции, определении потребностей расширения масштабов деятельности. Полученная в результате финансовой деятельности информация об объёмах продаж, стоимости операций, размере прибыли и убытков, денежном балансе, статусе кредиторов и дебиторов, стоимости товаров оказывает большое влияние на характер принимаемых решений.

Информация о финансовой деятельности приобретает ценность только при её глубоком анализе и оценке с точки зрения эффективности и прибыльности финансовых операций. Анализ информации требует её сопоставления с результатами предыдущей работы и прогнозами будущей деятельности.

Вопросы расширения и роста предприятия, экономии денежных средств, сохранения статуса кво должны решаться на основе анализа хозяйственной деятельности. Глубокий содержательный анализ способствует успешной деятельности оптовой компании. Анализ финансовой деятельности, проведённый на основе недостоверной информации, может привести к печальному состоянию финансов и стать причиной убыточной деятельности оптового предприятия.

Особо тщательного рассмотрения при анализе информации требуют вопросы, связанные с оценкой способа получения прибылей и причин возникновения убытков. В результате анализа текущей информации может выявиться снижение прибыли по сравнению с истекшим периодом. Причины успешного или убыточного выполнения различных программ хозяйственной деятельности могут не получить детальной расшифровки в финансовых документах, однако, по ним можно установить участок функциональной деятельности, являющийся источником возникновения тех или иных негативных результатов.

 

 

Проведение анализа финансовой деятельности позволяет бухгалтеру оперативно устранять причины различных финансовых потерь. Одной из основных задач бухгалтера является предоставление руководству фирмы рекомендаций по усовершенствованию программ финансовой деятельности.

Огромное значение при управлении финансовой деятельностью имеет принятая система документирования, призванная удовлетворять потребности руководства в необходимой информации. Система документации должна обеспечивать правильное и точное оформление любой финансовой операции. Любая операция, требующая для своего осуществления денежных средств и производящая какие-либо изменения в балансе, рассматривается, как финансовая. Заказы на продажу и поставку, квитанция от депозитного вклада, кредитный меморандум и другие документы являются примерами первичных документов, используемых при документировании финансовых операций.

Цикл обращения товаров включает в себя время, заключённое между приобретением товаров или услуг и расчёта за них с потребителями.

Стоимость товаров и услуг увеличивается в течение цикла обращения. Эта стоимость складывается из затрат на приобретение товаров, их транспортировку, хранение, маркетинг, продажу, доставку и управление. Все эти расходы покрываются дистрибьютором на протяжении всего цикла обращения. К перечисленным статьям добавляется также собственная стоимость денег. При обращении к внешним источникам финансирования к общей стоимости товара прибавляется размер ссудного процента по кредитованию. Все эти расходы вкладываются дистрибьютором в стоимость товара при его продаже потребителю. Из-за больших объёмов и трз'дности процессов документирования представляется весьма затруднительным документировать любую операцию по единице проданной или приобретённой продукции. Информация об объёмах продаж и стоимости товаров должна быть абсолютно точной. Другие данные могут быть рассчитаны на основании процентных ставок. Степень детализации финансовых операций имеет существенное различие в отдельных фирмах.

Необходимо создавать и выявлять возможности для всесторонней оценки прибыльности каждого товарного наименования, так как это способствует совершенствованию методов управления товарами.

Владелец предприятия должен постоянно иметь свежую и достоверную информацию о состоянии финансов и заранее предпринимать меры по обеспечению недостающих денежных фондов. Поскольку капитал является товаром, имеющим различную стоимость, руководитель предприятия должен планировать эту стоимость с учётом её минимального влияния на общее финансовое планирование.

Одной из самых главных проблем для любого предпринимателя является своевременное изыскание необходимых денежных ресурсов для покрытия расходов. Успешная финансовая деятельность предполагает создание резервных денежных фондов. Дополнительные ресурсы требуют вложения в более прибыльные сферы деятельности. Мероприятия по упорядочению финансовой деятельности имеют своей целью создание крепкой финансовой основы с положительным балансом.

При благоприятном соотношении финансовых элементов любые изменения в рыночной конъюнктуре, значительные экономические потрясения не будут иметь сколь-нибудь серьёзных последствий для деятельности фирмы. Каждая отдельная финансовая операция не оказывает обычно значительного Ш1ИЯНИЯ на общее состояние финансовой деятельности, однако, частое повторение этих операций может обнаружить нежелательные тенденции, которые впоследствии могут отрицательно сказаться на всей деятельности фирмы. Правильно организованное и налаженное финансовое управление при тщательном анализе каждой финансовой операции и эффективной системе документирования обеспечивает выполнение поставленных перед фирмой задач.

Необходимость документирования увеличивается с каждым годом. Причиной этого является стремление управленческого аппарата достичь большей эффективности в использовании финансовых и других ресурсов. Документация служит этой цели, так как помогает установить измеряемые и сопоставимые критерии для оценки деятельности предприятия.

Результаты анализа необходимо тщательно изучать для последующей корректировки различных элементов управления. На основе данных финансовых документов можно измерить доходность того или иного товара, прибыль, получаемую от сделок с различными категориями поставщиков и потребителей, а также определить рациональность размещения и использования финансовых ресурсов.

Документирование каждой определённой финансовой операции не отражает общего финансового положения оптовой компании. Различные отчёты и документы содержат информацию о состоянии активов, пассивов и размере акций владельцев в определённый период времени. Документы раскрывают картину получения прибыли и убытков. Информация о состоянии финансов имеет очень большое значение для предпринимателя. Эта информация помогает ему определить степень достижения поставленных целей и задач. Необходимость в дополнительных денежных средствах также может быть выявлена на их основе. Они служат основанием для расчёта минимальной стоимости, при которой кредитование дополнительного капитала наиболее прибыльно.

Финансовые документы отражают способность фирмы осуществлять выплаты по текущим долговым обязательствам. Перерасход денежных средств и превышение установленных лимитов также находит отражение в финансовых документах и отчётах.

Степень детализации информации, включённой в финансовые документы и отчёты, 'зависит как от разнообразия и масштабов деятельности, так и от потребности управленческого аппарата в более детальной информации. На ранней стадии развития предприятия финансовые документы, как правило, не содержат много информации. Потребность руководящих работников в более подробной информации о торговых и других операциях фирмы может потребовать от бухгалтера необходимости создания новых документов, отвечающих новым требованиям. Бухгалтер должен чётко реагировать на все требования руководства и инициировать созда-ние\ новых документов.

Анализ финансовой информации должен позволять осуществлять корректирующие действия в соответствии с состоянием текущего баланса.

Обобщение информации.— один из методов ускорения процесса принятия управленческих решений. Управленческий аппарат не располагает достаточным временем для изучения подробных финансовых документов и отчётов. Представляемая для рассмотрения руководства информация должна обладать такой степенью детализации, которая обеспечивала бы полную свободу при принятии решений. Данные, не находящие использования при оценке и анализе информации, следует исключить из документов.

Руководству для анализа финансового состояния фирмы требуется обобщённая информация. Например, перед заключением договора на поставку с производителем анализ объёма продаж какого-либо товара или группы товаров будет более продуктивным, если данная информация будет выделена из всей совокупности данных. Составление обобщающих документов требует от бухгалтера дополнительных затрат времени. Однако, при этом освобождается время руководителей для рассмотрения наиболее важных вопросов деятельности фирмы.

Данные отчётов используются работниками других функциональных подразделений. Решения, принимаемые на основе финансовых отчётов и документов служат основанием для выработки последующих решений. Главным критерием при составлении отчёта должна быть его полезность. Если он не удовлетворяет этому требованию, его следует исключить из обращения.

Мы выделяем три главных отчёта, представляемых финансовым отделом на рассмотрение администрации фирмы: баланс, финансовый отчет и бюджет. Баланс показывает доходы и расходы фирмы, а также размер акционерных вкладов на конкретную дату. Финансовый отчёт содержит информацию о поступлении денежных средств, их расходе и результирующем сальдо за отчётный период времени. Отчётный период может включать любой интервал времени, однако, обычно это финансовый или календарный год. Финансовый отчёт детально отражает деятельность фирмы за отчётный период, предшествовавший дате составления баланса. Оба эти документа содержат важную информацию о финансовом статусе и деятельности компании.

Бюджет позволяет сравнивать данные предыдущих финансовых отчётов с данными финансовых прогнозов. Позже, при использовании бюджета легко проанализировать результаты его выполнения путём сравнения с ранее запланированными данными. Этот документ даёт возможность установить причины различных отклонений в финансовой деятельности и принимать меры по их устранению.

В настоящее время многие крупные компании публикуют свои, финансовые отчёты в газетах и журналах с целью привлечения дополнительного числа акционеров и сокращения расходов по распространению информации. Каждый акционер компании имеет право на получение копии годового баланса и финансового отчёта.

Потребность в информации о финансовом статусе постоянно увеличивается, поскольку на её основе осуществляется общее планирование деятельности компании, принимаются решения инвесторов в выделении дополнительных инвестиций и кредитных организаций о предоставлении кредитов. Бухгалтер, вооружённый знанием процессов документирования, компьютерной техникой и соответствующим программным обеспечением, должен постоянно совершенствовать методы составления финансовых отчётов.

 

СОДЕРЖАНИЕ КНИГИ: «Основы оптовой торговли»

 

Смотрите также:

 

Азбука экономики   Маркетинг рабочей силы   Финансовый менеджмент (курс лекций)    Словарь экономических терминов  Риск-менеджмент   Денежный механизм   Экономика и бизнес    Руководство по кредитному менеджменту   Индивидуальная предпринимательская деятельность     Как добиться успеха    Аксиомы бизнеса   Директ-маркетинг    Как добиться успеха

 

Методы продажи 

Глава первая. ФОРМЫ И СТИЛИ ПРОДАЖИ

I. ФОРМЫ ПРОДАЖИ

II. СТИЛИ ПРОДАЖИ

 Глава вторая. ЭТАПЫ ПРОДАЖИ

I. ПРИЕМ

II. ВЫЯВЛЕНИЕ ПОТРЕБНОСТИ И ВЫСЛУШИВАНИЕ

III. АРГУМЕНТАЦИЯ И ПОКАЗ ТОВАРА

IV. ОТВЕТ НА ВОЗРАЖЕНИЯ

V. ЗАКЛЮЧЕНИЕ СДЕЛКИ

Глава третья. МЕТОДЫ ТОРГОВЛИ

I. МЕТОДЫ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

II. МАРКЕТИНГ

Глава четвертая. МЕТОДЫ ПРОДАЖИ ЗА ГРАНИЦЕЙ

Глава пятая. НОВЫЕ ФОРМЫ ПРОДАЖИ

I. ПРОДАЖА ПО ТЕЛЕФОНУ, ИЛИ ТЕЛЕПРОДАЖА

П. КОНСУЛЬТАТИВНАЯ ПРОДАЖА

Ш. ПАРАДОКСАЛЬНАЯ ПРОДАЖА

 Глава шестая. ОБУЧЕНИЕ МЕТОДАМ ПРОДАЖИ

I. ЦЕЛИ ОБУЧЕНИЯ

II. ПРОГРАММА И СОДЕРЖАНИЕ ОБУЧЕНИЯ

III. МЕТОДЫ И ПЕДАГОГИЧЕСКИЕ ИНСТРУМЕНТЫ ОБУЧЕНИЯ

Заключение. МЕТОДЫ ПРОДАЖИ: ЗНАЧЕНИЕ И ЗАДАЧИ

 

Внутренняя торговля

I. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЯ ВНУТРЕННЕЙ ТОРГОВЛИ

II. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ ТОРГОВЛИ

III. МЕСТО ТОРГОВЛИ В СТРУКТУРЕ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

IV. ИСТОЧНИКИ ИНФОРМАЦИИ О ВНУТРЕННЕЙ ТОРГОВЛЕ

V. ПЛАН КНИГИ

Глава первая. ОПТОВАЯ ТОРГОВЛЯ

I. ФУНКЦИИ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ

II. ФУНКЦИИ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ

III. РАЗВИТИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ ОПТОВОЙ ТОРГОВЛИ

IV. ТОРГОВЫЕ ПОСРЕДНИКИ

Глава вторая. РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ

I. ФУНКЦИИ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

II. УДЕЛЬНЫЙ ВЕС РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ И РАЗНООБРАЗИЕ ЕЕ ФОРМ

III. СТРУКТУРА РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ ПО ТИПАМ ПРЕДПРИЯТИЙ

Глава третья. МЕТОДЫ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ

I. МЕТОДЫ МАГАЗИННОЙ ТОРГОВЛИ

2. МЕТОДЫ ВНЕМАГАЗИННОЙ ТОРГОВЛИ

Глава четвертая. МЕЛКАЯ И СРЕДНЯЯ ТОРГОВЛЯ

I. МЕЛКИЕ ТОРГОВЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ

П. АССОЦИИРОВАННАЯ ТОРГОВЛЯ

III. ФРАНШИЗА

IV. КОЛЛЕКТИВНЫЕ МАГАЗИНЫ НЕЗАВИСИМЫХ КОММЕРСАНТОВ

 Глава пятая. КРУПНЫЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ТРАДИЦИОННОЙ ТОРГОВЛИ

 I. УНИВЕРСАЛЬНЫЕ МАГАЗИНЫ

II. МАГАЗИНЫ ДОСТУПНЫХ ЦЕН

III. ФИРМЫ, ВЛАДЕЮЩИЕ СЕТЬЮ ФИЛИАЛОВ

Глава шестая. ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ КООПЕРАТИВЫ

 I. ВНУТРЕННЯЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ КООПЕРАТИВОВ

II. ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИХ КООПЕРАТИВОВ

Глава седьмая. НОВЫЕ КОНЦЕПЦИИ ТОРГОВЛИ

I. РАСПРЕДЕЛИТЕЛЬНЫЕ ЦЕНТРЫ ЛЕКЛЕРКА

II. ГИПЕРМАРКЕТЫ

III. КРУПНЫЕ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ МАГАЗИНЫ

4. ТОРГОВЫЕ ЦЕНТРЫ

Глава восьмая. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ТОРГОВЛИ

I. СТОИМОСТЬ СБЫТА

П. ВМЕШАТЕЛЬСТВО ГОСУДАРСТВА В ДЕЛА ТОРГОВЛИ